Was passiert, wenn ein Anhang in Figma plötzlich zur Gretchenfrage Ihrer Designprozesse wird – und niemand mehr genau weiß, ob er als Blaupause oder bloße Inspiration gemeint ist? Die Antwort darauf ist keineswegs trivial, sondern schlägt sich unmittelbar auf die Qualität Ihrer Projekte nieder. Stellen Sie sich vor: Ein Screenshot landet im Projektordner. Für den einen ist es die verbindliche Vorlage, für den anderen nur ein Stilbeispiel. Schon entsteht das klassische Missverständnis – und mit ihm der Frust über vermeidbare Nacharbeiten, verschwendete Ressourcen und eine Dokumentation, die am Ende nicht mehr nachvollziehbar ist.

Gerade in agilen Teams oder bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern wird schnell deutlich: Präzision in der Kommunikation ist kein Nice-to-have, sondern das Fundament jeder effizienten Zusammenarbeit. Wer hier nachlässig agiert, riskiert nicht nur Designfehler; auch Compliance-Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit geraten ins Wanken. Denn was nützt Ihnen eine noch so elegante Dokumentation im Sinne von ISO 27001 oder BSI-Grundschutz, wenn niemand mehr sagen kann, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden – oder ob sie überhaupt bewusst getroffen wurden?

Die Lösung liegt nicht in noch mehr Regeln oder Checklisten. Vielmehr geht es darum, Erwartungen von Anfang an klar zu benennen: Soll das angehängte Dokument exakt kopiert werden – bis ins letzte Detail? Oder dient es lediglich als Inspirationsquelle für Farben und Layouts? Diese Differenzierung mag banal klingen; doch wer sie konsequent lebt, schafft Klarheit im Team und verhindert Fehlinterpretationen dort